Điều 478 của BLTTDS năm 2015 đã quy định rõ hai loại chủ thể lập, cấp, xác nhận giấy tờ, tài liệu: (i) Cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, lập, xác nhận; (ii) Cá nhân cư trú ở nước ngoài tự lập, đồng thời, quy định về các điều kiện để giấy tờ, tài liệu do từng loại chủ thể nêu trên cấp, lập, xác nhận được Tòa án Việt Nam công nhận.

Đối với loại giấy tờ, tài liệu do chủ thể là cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, lập, xác nhận thì giấy tờ, tài liệu đó sẽ được công nhận nếu thuộc một trong hai trường hợp sau: (i) Đã được hợp pháp hóa lãnh sự; (ii) Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Đối với loại giấy tờ, tài liệu do cá nhân cư trú ở nước ngoài lập thì giấy tờ, tài liệu đó được công nhận nếu thuộc một trong ba trường hợp sau đây: (i) Đã được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam (áp dụng cho giấy tờ, tài liệu bằng tiếng nước ngoài); (ii) Đã được hợp pháp hóa lãnh sự (áp dụng cho giấy tờ, tài liệu đã được công chứng theo pháp luật nước ngoài); (iii) Đã được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam (giấy tờ, tài liệu do công dân Việt Nam ở nước ngoài lập bằng tiếng Việt và có chữ ký của người lập trên giấy tờ, tài liệu đó).

Như vậy, Điều 478 của BLTTDS năm 2015 quy định Tòa án Việt Nam công nhận giấy tờ, tài liệu do đương sự cư trú ở nước ngoài nộp, gửi trực tiếp cho Tòa án hoặc giấy tờ, tài liệu đó do đương sự ở trong nước cung cấp cho Tòa án nếu đáp ứng được yêu cầu, đòi hỏi của pháp luật Việt Nam về hợp pháp hóa lãnh sự hoặc công chứng, chứng thực đối với từng loại giấy tờ, tài liệu cụ thể. Cụ thể như sau:

Giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 478 BLTTDS năm 2015.

Theo quy định tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (Nghị định số 111), thì hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam1. Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu2. Cơ quan có thẩm quyền thực hiện yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam là Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài3. Như vậy, đối với loại giấy tờ, tài liệu của nước ngoài cấp, lập, xác nhận mà đương sự muốn sử dụng làm tài liệu, chứng cứ trong vụ, việc dân sự tại Tòa án Việt Nam, thì đương sự phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu đó theo quy định của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự. Thông thường, các giấy tờ, tài liệu mà đương sự cư trú ở nước ngoài nộp cho Tòa án sau khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự là giấy tờ, tài liệu của cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền nơi đương sự cư trú lập, cấp, xác nhận cho đương sự. Ví dụ: Các loại giấy tờ về nhân thân của đương sự (Giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, hộ chiếu, thẻ thường trú, thẻ tạm trú...) do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Song trên thực tế, có nhiều trường hợp đương sự không biết quy định bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu nên đã nộp cho Tòa án cùng với bản dịch tiếng Việt có công chứng hoặc chứng thực chữ ký của người dịch. Trong trường hợp này, Tòa án thường yêu cầu đương sự phải thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu và gửi lại cho Tòa án. Nếu Tòa án đã yêu cầu mà đương sự không thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự, thì Tòa án không công nhận giấy tờ, tài liệu đó.

Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 478 BLTTDS năm 2015.

Theo quy định tại Điều 9 của Nghị định số 111 thì giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

a) Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại

Hiện nay, có nhiều Hiệp định tương trợ tư pháp, Hiệp định lãnh sự mà Việt Nam và nước ngoài đều là thành viên có quy định về những loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Cụ thể, đó là các Hiệp định tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự và thương mại năm 2012 với An-giê-ri; Hiệp định tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự năm 2013 với Cam-pu-chia; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1993, Hiệp định lãnh sự năm 1979 với Ba Lan; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1986, Hiệp định lãnh sự năm 1979 với Bun-ga-ri; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 2000, Hiệp định lãnh sự năm 2008 với Bê-la-rút; Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự năm 2011 với Ca-dắc-xtan; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1988, Hiệp định lãnh sự năm 1981 với Cu Ba; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1985, Hiệp định lãnh sự năm 1979 với Hung-ga-ri; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1988, Hiệp định lãnh sự năm 1985 với Lào; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 2000, Hiệp định lãnh sự năm 1979 với Mông Cổ; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1988, Hiệp định lãnh sự năm 1978 với  Liên bang Nga; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1999, Hiệp định lãnh sự năm 1981 với Pháp; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1982, Hiệp định lãnh sự năm 1980 với Séc; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1982, Hiệp định lãnh sự năm 1980 với Xlô-va-ki-a; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 2000, Hiệp định lãnh sự năm 1994 với U-crai-na; Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1998, Hiệp định lãnh sự năm 1998 với Trung Quốc4. Tuy nhiên, các giấy tờ, tài liệu quy định tại các hiệp định tương trợ tư pháp chỉ được miễn hợp pháp hóa trong trường hợp dùng cho mục đích tương trợ tư pháp và được chuyển qua cơ quan trung ương có thẩm quyền hoặc do đương sự gửi trực tiếp đến Tòa án có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài theo quy định trong từng hiệp định. Bên cạnh đó, việc miễn hợp pháp hóa theo quy định của Hiệp định lãnh sự cũng chỉ được áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do cơ quan đại diện lãnh sự của nước liên quan tại Việt Nam và cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam tại những nước đó cấp theo quy định của Hiệp định lãnh sự mà Việt Nam và nước ngoài đều là thành viên5. Cụ thể, đó là những giấy tờ, tài liệu mà Tòa án Việt Nam tống đạt cho đương sự cư trú ở nước ngoài hoặc để yêu cầu cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thu thập chứng cứ; kết quả tống đạt, thu thập chứng cứ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài gửi cho Tòa án Việt Nam; bản án, quyết định của Tòa án nước ngoài, phán quyết của trọng tài nước ngoài được gửi qua cơ quan trung ương hoặc được đương sự gửi thẳng đến Tòa án Việt Nam để yêu cầu công nhận và cho thi hành bản án, quyết định, phán quyết đó tại Việt Nam.

Đối với phán quyết của trọng tài nước ngoài, thì ngoài việc được miễn hợp pháp hóa theo quy định tại các hiệp định tương trợ tư pháp, thỏa thuận tương trợ tư pháp như đã nêu ở trên, thì phán quyết của trọng tài nước ngoài còn được Việt Nam miễn hợp pháp hóa theo quy định của Công ước New York 1958 về công nhận và cho thi hành phán quyết của trọng tài nước ngoài mà Việt Nam là thành viên.

Việc miễn hợp pháp hóa cũng được áp dụng cho giấy tờ, tài liệu của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài yêu cầu Việt Nam thực hiện việc tống đạt và tài liệu, giấy tờ mà Tòa án Việt Nam tống đạt ra nước ngoài theo quy định của Công ước tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại (Công ước tống đạt giấy tờ), Việt Nam là thành viên của Công ước này kể từ ngày 01/10/2016.

b) Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam

Đây là những loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật cụ thể của Việt Nam. Ví dụ: Điều 434 và Điều 453 của BLTTDS năm 2015 không yêu cầu bản án, quyết định của Tòa án nước ngoài, phán quyết của trọng tài nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi gửi kèm theo đơn yêu cầu công nhận cho Tòa án Việt Nam; thay vào đó, đương sự chỉ cần gửi bản án, quyết định, phán quyết cùng văn bản dịch ra tiếng Việt có công chứng, chứng thực hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam là được Tòa án Việt Nam công nhận. Trong khi đó, khoản 4 Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ cũng quy định: Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước có chung đường biên giới với Việt Nam (nước láng giềng) lập, cấp, xác nhận sử dụng để đăng ký hộ tịch theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 7 của Luật hộ tịch thì được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nhưng phải được dịch ra tiếng Việt và có cam kết của người dịch về việc dịch đúng nội dung. Do đó, nếu những giấy tờ, tài liệu này được gửi kèm bản dịch ra tiếng Việt và có cam kết của người dịch về việc dịch đúng nội dung, thì sẽ được Tòa án Việt Nam công nhận.

Ngoài ra còn có: Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam; giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Giấy tờ, tài liệu do cá nhân cư trú ở nước ngoài lập và được công nhận theo quy định tại khoản 2 Điều 478 BLTTDS năm 2015.

a) Giấy tờ, tài liệu lập bằng tiếng nước ngoài đã được dịch ra tiếng Việt có công chứng, chứng thực hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam

Đây là những loại giấy tờ, tài liệu đã được công chứng, chứng thực theo quy định của Luật công chứng năm 2014 và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật công chứng; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ (Nghị định số 23) về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

b) Giấy tờ, tài liệu được lập ở nước ngoài được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật nước ngoài và đã được hợp pháp hóa lãnh sự

Đây là những loại giấy tờ, tài liệu do cá nhân, bao gồm người nước ngoài, công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài lập, công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật nước ngoài. Quy định này của Điều 478 BLTTDS năm 2015 phù hợp với quy định tại khoản 8 Điều 8 của Luật cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài năm 2014; theo đó, giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được cơ quan hoặc người có thẩm quyền của quốc gia tiếp nhận công chứng, chứng thực thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự mới được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Cần chú ý rằng, pháp luật của Việt Nam không cho phép thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính là giấy tờ, tài liệu được lập ở nước ngoài được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật nước ngoài nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự. Cụ thể, khoản 1 Điều 20 Nghị định số 23 nêu trên quy định nếu bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao. Do đó, trong trường hợp mà Tòa án nhận được bản sao có chứng thực từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận, thì Tòa án cần yêu cầu đương sự cung cấp văn bản hợp pháp hóa lãnh sự của bản chính nêu trên để xác định bản chính đó đã được hợp pháp hóa lãnh sự hay chưa. Nếu đương sự không xuất trình được, thì Tòa án không nhận bản sao có chứng thực mà đương sự nộp; nếu đã nhận bản sao của đương sự, thì Tòa án yêu cầu đương sự cung cấp văn bản hợp pháp hóa lãnh sự của bản chính.

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23, thì cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau đây:

(i) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

(ii) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

(iii) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Tuy nhiên, theo quy định của Nghị định này, để thực hiện chứng thực chữ ký trên tài liệu, giấy tờ do cá nhân lập tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, thì người muốn chứng thực chữ ký phải đến trụ sở của cơ quan đại diện để trực tiếp ký vào tài liệu, giấy tờ trước mặt viên chức lãnh sự. Nếu đương sự không thể đến cơ quan đại diện Việt Nam ở nước nơi họ cư trú để chứng thực chữ ký trên giấy tờ, tài liệu do họ lập ra, thì đương sự có thể thực hiện biện pháp thay thế - biện pháp hợp pháp hóa lãnh sự. Trên thực tế, đây là biện pháp thường được công dân Việt Nam ở nước ngoài sử dụng đối với giấy tờ, tài liệu do họ lập ra nhưng không có điều kiện đến cơ quan đại diện Việt Nam ở nước nơi họ cư trú để thực hiện chứng thực chữ ký của họ trên giấy tờ, tài liệu đó. Cụ thể, trong trường hợp này, các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hướng dẫn các đương sự thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự như sau: (i) Đương sự cần yêu cầu Công chứng viên hành nghề tại nơi họ cư trú chứng thực chữ ký của đương sự trên giấy tờ, tài liệu; (ii) Đương sự xin xác nhận chữ ký của Công chứng viên tại cơ quan có thẩm quyền của nước đó; (iii) Sau khi hoàn tất hai thủ tục trên, đương sự gửi các tài liệu, giấy tờ qua đường bưu chính để làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước nơi đương sự cư trú. Ví dụ: Trong trường hợp công dân Việt Nam cư trú tại Hoa Kỳ không thể đến cơ quan đại diện Việt Nam tại nước này để chứng thực chữ ký của họ trên hợp đồng ủy quyền, thì họ có thể yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự hợp đồng ủy quyền như sau: (i) Đương sự yêu cầu Công chứng viên (Notary Public) hoặc Lục sự Quận (County Clerk) xác nhận chữ ký của đương sự trên Hợp đồng ủy quyền; (ii) Đương sự yêu cầu Bộ Ngoại giao tiểu bang (State-level Secretary of State or its Authentication Office) xác nhận chữ ký của Công chứng viên hoặc Lục sự quận đó; (iii) Sau khi hoàn tất các thủ tục này, đương sự có thể gửi hợp đồng ủy quyền cùng đơn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện đến cơ quan đại diện Việt Nam tại Hoa Kỳ6.

c) Giấy tờ, tài liệu do công dân Việt Nam ở nước ngoài lập bằng tiếng Việt có chữ ký của người lập giấy tờ, tài liệu đó và đã được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam

Đây là những loại giấy tờ, tài liệu đã được công chứng, chứng thực theo quy định của Luật công chứng năm 2014 và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật công chứng; Nghị định số 23 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trên thực tế, tài liệu, giấy tờ nêu trên đều được Tòa án công nhận nếu đã được thực hiện công chứng hoặc chứng thực chữ ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ở trong nước hoặc tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Trong một số trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài khi nhận được văn bản tố tụng của Tòa án Việt Nam (ví dụ: Thông báo thụ lý vụ án), thì họ đã thực hiện việc chứng thực chữ ký của mình trên giấy tờ, tài liệu theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23 để gửi cho Tòa án Việt Nam. Trường hợp nguyên đơn là công dân Việt Nam ở nước ngoài, thì có nhiều nguyên đơn đã làm thủ tục tại cơ quan đại diện Việt Nam có trụ sở tại nước nơi họ cư trú để chứng thực chữ ký của họ trên đơn khởi kiện và giấy ủy quyền cho người ở Việt Nam thay mặt họ tham gia tố tụng.

(Trích bài: “Tòa án Việt Nam công nhận giấy tờ, tài liệu do đương sự ở nước ngoài cung cấp trong các vụ việc dân sự có yếu tố nước ngoài” của tác giả Đặng Thu Hà, Lê Đức Thắng - Vụ Giám đốc, Kiểm tra II, TAND dân tối cao, TCKS số 21/2017)